MINISTERE DE L’INTERIEUR ET DE LA DECENTRALISATION
ARRETE N° 3544/2016
Portant organisation, fonctionnement et attributions des structures du secrétariat permanent du Comité National de Coordination en charge de l’amélioration des systèmes d’état-civil et d’établissement des statistiques d’état-civil.
LE MINISTRE DE L’INTERIEUR ET DE LA DECENTRALISATION,
• Vu la Constitution ;
• Vu le décret n° 2014-289 du 13 mai 2014 fixant les attributions du Ministre de l’Intérieur et de la Décentralisation ainsi que l’organisation générale de son Ministère, modifié et complété par le décret n° 2014-1725 du 12 novembre 2014 ;
• Vu le décret n° 2014-509 du 27 mai 2014 portant organisation, attributions et fonctionnement du comité national de coordination en charge de l’amélioration des systèmes d’état-civil et d’établissement des statistiques d’état-civil ;
• Vu le décret n° 2015-021 du 14 janvier 2015 portant nomination du Premier Ministre, Chef du Gouvernement ;
• Vu le décret n° 2015-030 du 25 janvier 2015 portant nomination des membres du Gouvernement ;
Article premier. Le présent arrêté détermine l’organisation, le fonctionnement et les attributions des structures du secrétariat permanent du comité national de coordination en charge de l’amélioration des systèmes d’état- civil et d’établissement des statistiques d’état-civil en application du décret n° 2014-509 du 27 Mai 2014.
Article 2. Le secrétariat permanent, qui fait office de bureau exécutif du comité national de coordination en charge de l’amélioration des systèmes d’état-civil et d’établissement des statistiques d’état-civil, exécute les attributions prévues à l’article 9 du décret n° 2014-509 du 27 mai 2014.
Il est composé des représentants des ministères et organismes prévus à l’article 2 du décret n°2014-509 du 27 Mai 2014. Ceux-ci ne s’y siègent pas à titre permanent.
CHAPITRE PREMIER de l’organisation du secrétariat permanent
Article 3. Il est nommé à la tête du secrétariat permanent un secrétaire permanent. Il a rang d’un chef de service. Cette nomination est constatée par arrêté du Ministre chargé de l’Intérieur.
Article 4. Le secrétariat permanent dispose d’une structure permanente composée de trois sections :
Section des affaires administratives et financières et de la gestion des matériels et équipements;
Section de la programmation, de la planification, du suivi et de l’évaluation;
Section de la communication, de la documentation et de l’organisation des ateliers et des réunions;
Sur proposition du Directeur de l’Administration du Territoire, les chefs de section sont nommés par un acte règlementaire du Ministre de l’Intérieur et de la Décentralisation et sont placés sous l’autorité hiérarchique du secrétaire permanent, auquel ils doivent rendre compte.
Des agents relevant du Ministère de l’Intérieur et de la Décentralisation sont affectés au secrétariat technique par décision du Ministre de l’Intérieur et de la Décentralisation. Le secrétaire permanent procède par note de service à la répartition desdits agents parmi les sections.
CHAPITRE II des attributions
Article 5. Les attributions décrites ci-dessous sont exécutées sous réserve du respect des articles 5, 6, 7, 8 et 9 du décret n° 2014-509 du 27 Mai 2014.
Article 6. Sous l’autorité hiérarchique du Directeur de l’Administration du Territoire, le secrétaire permanent est chargé de diriger, de coordonner et d’animer l’ensemble des structures prévues à l’article 4 ci-dessus.
Article 7. Sous la supervision du secrétaire permanent, la section des affaires administratives et financières et de la gestion des matériels et équipements est chargée de :
– exécuter les opérations financières et rédiger les documents accessoires ou complémentaires y afférents qui sont propres au secrétariat permanent selon les règles de la comptabilité publique ou les procédures des partenaires techniques et financiers;
– produire les pièces justificatives des dépenses selon les normes et les exigences de la comptabilité publique ou des règles de procédure des partenaires techniques et financiers;
– accomplir les formalités administratives et rédiger tous les documents administratifs nécessaires en cas de consultance dont la compétence relève du secrétariat permanent, notamment la contribution à l’élaboration des termes de référence, le recrutement et l’établissement du contrat selon les procédures en vigueur;
– organiser l’archivage et la conservation des documents administratifs et financiers pour les rendre facilement accessibles, notamment en cas d’inspection, de contrôle ou d’audit;
– fournir les informations financières sous réserve du respect de la règle de confidentialité et après autorisation du secrétaire permanent;
– assurer la gestion des matériels et équipements du comité national de coordination en charge de l’amélioration des systèmes d’état-civil et d’établissement des statistiques d’état-civil selon les règles et procédures en vigueur en la matière;
– rédiger les rapports financiers et contribuer à la rédaction des rapports de suivi ou d’évaluation financière sollicités par les ministères (budget et finance ou plan) ou par les partenaires techniques et financiers;
Article 8. Sous la supervision du secrétaire permanent, la section de la programmation, de la planification, du suivi et de l’évaluation est chargée de :
– conduire le processus (conception, rédaction et validation) d’élaboration du programme d’activités du comité national de coordination en charge de l’amélioration des systèmes d’état-civil et d’établissement des statistiques d’état-civil en tenant compte des orientations et des directives éventuelles du collège des décideurs et/ou de la cellule technique;
– conduire les travaux de consolidation de toutes les activités s’inscrivant dans le cadre du programme d’activités du comité national de coordination en charge de l’amélioration des systèmes d’état-civil et d’établissement des statistiques d’état-civil, consolidation dans un plan de travail unique, même celles dont l’exécution relève des ministères;
– accompagner, dans la mesure de ses possibilités, les ministères ou organismes dans l’élaboration de leur propre plan de travail et de toutes autres activités pour lesquelles sa contribution est sollicitée;
– conduire les travaux de mise en place et de réactualisation du mécanisme de suivi d’évaluation du programme d’activités et du plan de travail (indicateurs, circuit, mode de collectes d’information…);
– assurer l’opérationnalité du mécanisme de suivi et d’évaluation, notamment (i) la collecte et la mise à jour des données auprès des ministères et organismes concernés, (ii) l’analyse des informations et (iii) la rédaction des rapports d’avancement, de suivi ou d’évaluation;
– développer les outils de travail types de planification, de suivi et d’évaluation (canevas de rapport, plan de travail, questionnaire.);
– accompagner les travaux de rédaction des documents de négociation avec les partenaires techniques et financiers nationaux ou internationaux;
– participer à toutes les réunions techniques de programmation et de planification avec les ministères et/ou les partenaires techniques et financiers;
– participer aux réunions ou activités de coordination, de suivi et d’évaluation organisées par les ministères et/ou partenaires techniques et financiers;
– participer aux travaux de rédaction des termes de référence en cas consultance dont la compétence relève du secrétariat permanent;
– préparer les documents techniques (rapport, fiche technique, présentation…) à soumettre, à présenter ou à envoyer aux instances supérieures ou aux partenaires techniques et financiers;
Article 9. Sous la supervision du secrétaire permanent, la section de la communication, de la documentation et de l’organisation des ateliers et des réunions est chargée de :
– mener les travaux de rédaction, d’adoption et de publication (conception, rédaction et validation.) des documents techniques à caractère informatif, instructif, législatif ou règlementaire communs à tous les ministères et organismes concernés suivant les orientations et les directives du collège des décideurs et/ou de la cellule technique;
– conduire les travaux en vue de préparer les documents de travail qui sont mis à la disposition des membres du collège des décideurs et ceux de la cellule technique dans le cadre de leurs attributions respectives prévues aux articles 7 et 8 du décret n°2014-509 du 27 Mai 2014;
– assurer l’archivage et la conservation de tous les documents pertinents (rapports, études, manuel, procès-verbaux, compte-rendu.) produits par le comité national de coordination en charge de l’amélioration des systèmes d’état-civil et d’établissement des statistiques d’état-civil ou reçus des ministères ou organismes nationaux ou internationaux;
– assurer l’envoi des documents pertinents à tous les ministères ou organismes concernés tant nationaux qu’internationaux;
– fournir, après autorisation du secrétaire permanent, les informations et les données techniques sur les activités du comité national de coordination en charge de l’amélioration des systèmes d’état civil et d’établissement des statistiques d’état-civil aux entités demanderesses;
– mener les travaux de réflexion aux fins d’orientation et de directive en ce qui concerne les activités de plaidoyer, d’information et de sensibilisation dans le cadre des activités du comité national de coordination en charge de l’amélioration des systèmes d’état-civil et d’établissement des statistiques d’état-civil;
– assurer la couverture médiatique de toutes les activités rentrant dans le cadre des compétences du secrétariat permanent et celles qui concernent le comité national de coordination en charge de l’amélioration des systèmes d’état-civil et d’établissement des statistiques d’état-civil;
– mener le processus de recrutement en cas de consultance qui relève de la compétence du secrétaire permanent, notamment la rédaction des termes de référence, la conduite/participation à l’entretien…;
– participer à toutes les réunions techniques de programmation et de planification avec les ministères et/ou les partenaires techniques et financiers;
– participer aux réunions ou activités de coordination, de suivi et d’évaluation organisées par les ministères et/ou partenaires techniques et financiers;
– assurer le bon déroulement des réunions et ateliers dont la préparation et l’organisation relèvent du secrétariat permanent, notamment l’envoi des invitations ou convocations (par support physique ou par voie électronique) l’élaboration des fiches techniques, l’agenda, le plan de réunion, le secrétariat.;
– conduire les travaux de rédaction et d’adoption des rapports d’activités du comité national de coordination en charge de l’amélioration des systèmes d’état-civil et d’établissement des statistiques d’état-civil;
Article 10. Le Directeur de l’Administration du Territoire rend compte des activités du secrétariat permanent au Ministère de l’Intérieur et de la Décentralisation.
Article 11. Le secrétaire permanent est placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur de l’Administration du Territoire, auquel il rend compte de ses activités.
Le secrétaire permanent conduit les réunions initiées par les sections dans le cadre des attributions du secrétariat permanent. En cas d’empêchement ou d’absence, il peut le déléguer à l’un des chefs de section. Il supervise les activités des chefs de sections.
Article 12. Les chefs de section sont placés sous la responsabilité technique du secrétaire permanent qui leur donne toutes les directives techniques dans l’exercice de leurs attributions respectives. Ils rendent compte de leurs activités au secrétaire permanent.
Le Directeur de l’Administration du Territoire a autorité sur les chefs de sections.
Article 13. Le fonctionnement du secrétariat permanent est régi par son règlement intérieur.
CHAPITRE IV des dispositions finales
Article 14. Sont et demeurent abrogées toutes dispositions antérieures contraires au présent arrêté.
Article 15. Le présent arrêté sera publié au Journal Officiel de la République.
Antananarivo, le 15 février 2016
Le Ministre de l’Intérieur et de la Décentralisation,
MAHAFALY Solonandrasana Olivier
